Une gestion de contenu insuffisante rend les initiatives de mise en conformité risquées
Une étude FileNet montre que les stratégies de mise en conformité européenne ignorent les contenus non structurés
SEVRES, 25 Avril 2006 : FileNet Corporation (code Nasdaq : FILE), leader du marché des solutions de gestion de contenu* et de l'automatisation des processus en entreprise**, présente aujourd'hui une nouvelle étude sur les stratégies de mise en conformité des entreprises européennes. L'enquête auprès de 200 CIO d'entreprises ayant un chiffre d'affaires de plus de 500 millions de dollars a montré que malgré le fait que 78% de ces entreprises reconnaissent qu'il est important pour elles d'être capable d'archiver, de localiser et d'accéder au contenu grâce à leur stratégie de mise en conformité, 36% d'entres elles ne sont pas capables de le faire.
Contenu non structuré
La gestion du contenu non structuré est le problème le plus préoccupant. La majorité des entreprises ne sont pas capable d'archiver, de localiser et d'accéder aux e-mails, à la messagerie instantanée ou vocale, en dépit du fait que 58% des CIO reconnaissent que l'email est parfois leur seul enregistrement d'une information essentielle.
Selon cette enquête, les entreprises doivent être capables de localiser rapidement l'information contenue dans les emails afin de retrouver des ententes contractuelles (58%), des conseils donnés aux clients (37%), ou de surveiller les communications des employés dans l'éventualité d'un différend (35%).
Mais il est souvent impossible de faire ces recherches lorsque le sujet initial du descriptif d'un email n'est pas le sujet final ( 52%), lorsque l'information requise est mise en pièce jointe plutôt qu'en corps de mail (47%), ou lorsque les emails sont classés de manière incohérente (42%).
Documents physiques
La gestion des documents physiques est également problématique dans la plupart des entreprises : 71% des CIO se plaignent de temps de localisation trop longs et d'une perte associée de productivité.
Archives à multiples contenus
Cette enquête montre que même si de nombreuses régulations demandent aux entreprises de localiser des documents pour des vérifications ou pour surveiller la façon dont ils sont utilisés dans le processus professionnel, 61% des entreprises ne sont pas capables de le faire lorsque ces documents sont archivés dans des dossiers différents.
Stephan Van Herck, Vice-président Directeur de FileNet EMEA, explique : "Cette étude montre que de nombreuses entreprises européennes ont besoin de revoir leurs stratégies de gestion de contenu, non seulement pour s'assurer de leur conformité avec les nouvelles régulations, mais aussi pour améliorer leur productivité. Les entreprises ont besoin de mettre en place des solutions qui leur permettent de localiser à la fois le contenu structuré et non structuré dans des archives à contenu multiple et de voir ce contenu dans le contexte des processus professionnels associés. "
La société " Exeter Friendly Society " utilise la solution Filenet E-mail Manager pour réduire le nombre de documents imprimés envoyés à ses clients. Le directeur des opérations, Mark Moreland, commente : " L'existence d'une trace de contrôle des communications est le plus grand avantage des solutions FileNet. Cela nous a mis en confiance pour utiliser plus souvent l'email pour l'envoi d'informations à nos membres. "
Faits Clés
Pour 58% des personnes interrogées, l'email est parfois leur seul enregistrement d'une information essentielle.
58% ont besoin de localiser des emails afin de retrouver un accord contractuel.
37% ont besoin de localiser des emails pour retrouver la trace de conseils donnés à un client.
35% ont besoin de localiser des emails pour surveiller les communications des employés dans l'éventualité d'un différend.
A Propos de l'enquête
Cette enquête a été commandée par FileNet et conduite par Vanson Bourne fin 2005.
A propos de FileNet
FileNet Corporation aide les entreprises et les organismes à améliorer et à accélérer leurs prises de décisions en les rendant capables de gérer les données et les processus qui leur permettent d'exercer leur métier. Les solutions d'ECM (Enterprise Content Management) et de BPM (Business Process Management) de FileNet permettent aux utilisateurs de constituer et de préserver un avantage concurrentiel grâce à la gestion de leurs données dans toute l'entreprise et à l'automatisation et à la rationalisation de leurs process. Elles leur offrent en outre la vaste gamme de solutions de connexion dont elles ont besoin pour simplifier leurs prises de décisions stratégiques ou quotidiennes.
Les solutions FileNet constituent un large jeu de fonctionnalités capables de s'intégrer aux systèmes d'information existants. Les entreprises peuvent s'appuyer sur ces produits pour bâtir des solutions économiques leur permettant de résoudre les problèmes concrets auxquels elles doivent faire face. Depuis la création de la société en 1982, plus de 4 000 entreprises, dont plus des 3/4 de celles figurant au classement Fortune 100, ont choisi les solutions de FileNet pour les aider à gérer leurs données et leurs process stratégiques.
Basée à Costa Mesa, Californie, la société commercialise des solutions d'ECM innovantes dans plus de 90 pays par l'intermédiaire de ses services professionnels de ventes et ses filières internationales d'assistance, ainsi qu'à travers son réseau ValueNet(R) Partner de revendeurs, d'intégrateurs de systèmes et de développeurs d'applications.
Déclaration de précaution dite " Safe Harbor " visée par la loi américaine de 1995 intitulée " Private Securities Litigation Reform Act " : le présent communiqué peut contenir des déclarations à caractère prévisionnel qui comportent des risques et des incertitudes, notamment celles portant sur les avantages escomptés de l'utilisation de la suite FileNet Email Manager. Des expressions telles que " prévoit ", "s'attend à ", " a l'intention de ", " projette ", " pense ", " peut ", " fera " ou autres expressions semblables sont de nature à constituer des déclarations à caractère prévisionnel. Parmi les facteurs importants susceptibles de faire différer sensiblement les résultats réels des attentes exprimées dans les déclarations à caractère prévisionnel figurent d'éventuelles difficultés imprévues d'intégration et d'interopérabilité des produits FileNet, la capacité de FileNet à développer, achever, lancer, commercialiser, distribuer et faire accepter à temps par le marché ses produits et ses technologies ; des difficultés techniques imprévues liées au développement et à l'optimisation des produits de FileNet ; l'annonce d'innovations technologiques, de produits nouveaux ou d'améliorations de produits par FileNet ou ses concurrents ; la situation globale du marché et d'autres facteurs dont la liste figure dans les formulaires remplis par FileNet auprès de la Securities Exchange Commission (équivalent de la COB aux États-Unis), en particulier les informations récentes portées sur les formulaires 10-K et 10-Q.
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