Rhodia optimise sa gestion comptable en dématérialisant ses factures avec les solutions ReadSoft

Le groupe Rhodia (racheté par SOLVAY au 2^ème trimestre 2011*)
s'appuie sur les solutions de dématérialisation de ReadSoft
pour améliorer sa gestion comptable  et le suivi en temps réel de ses factures.

Paris, décembre 2011 - Présent dans plus de 30 pays, le géant de la chimie Rhodia s'interrogeait sur sa productivité au niveau administratif. En effet, avec plus de 700 000 factures traitées par an dans le monde, la gestion dématérialisée des factures constitue un véritable levier d'amélioration de la productivité. C'est pourquoi la société a lancé en 2007 un appel d'offres, auquel trois sociétés ont répondu, parmi lesquelles ReadSoft.

Pour Rhodia, les objectifs étaient multiples :

·         améliorer le partage de l'information comptable dans l'entreprise afin de pouvoir offrir aux utilisateurs une visibilité sur chaque facture,

·         disposer d'un suivi précis et en temps réel du statut de chaque facture (reçue, prise en charge, comptabilisée) pour une meilleure résolution et gestion des litiges,

·         s'appuyer sur une solution qui s'intègre parfaitement à l'environnement SAP.

ReadSoft a été retenu pour plusieurs raisons :

·         Performance et maturité de ses solutions par rapport à ses concurrents,

·         Parfaite adaptation des solutions au « core model » SAP utilisé chez Rhodia,

·         Dynamisme de la R&D de ReadSoft permettant à Rhodia d'anticiper et d'absorber les extensions dans les pays émergents (la Nota Fiscal au Brésil, traitement des factures Chinoises, factures EDI etc.).

Un dispositif mis en place en 5 mois seulement

Implantée dans un premier temps aux Etats-Unis, un pays très demandeur en matière de traçabilité, la solution a été mise en place en Europe (Allemagne, Italie, Espagne, Royaume-Unis et France), en 5 mois seulement, car il s'agissait de la déclinaison de la solution américaine. L'Europe a donc pu tirer parti de l'expérience des Etats-Unis.

Pour répondre aux besoins de Rhodia, ReadSoft a développé un dispositif permettant de gérer le traitement des factures de leur réception à leur règlement. Une fois scannées, les factures sont traitées dans INVOICES COCKPIT, logiciel de dématérialisation de factures fournisseur dans SAP. La solution rapproche automatiquement les factures avec les bons de commande et les données de SAP, permettant ainsi de vérifier le numéro SIREN, les renseignements bancaires, le nom de l'entreprise et même les lignes des postes. Si la facture est erronée ou s'il n'y pas de bon de commande (comme c'est le cas pour 5% des factures), la facture est automatiquement traitée par un workflow électronique grâce à l'interface web, WEB CYCLE. Il permet d'intégrer toute facture dans SAP, quel que soit son format. En complément, Rhodia utilise aussi REPORTER, le logiciel de supervision du traitement des documents en temps réel de ReadSoft.

Enfin, ReadSoft a également mis en place l'application WEB BOARD, portail Web sur lequel les fournisseurs se connectent pour vérifier l'état d'avancement du traitement de leurs factures.

Afin de faciliter l'adhésion des équipes de Rhodia, ReadSoft a organisé des sessions de formation sur place et à distance via des web conférences. De plus, chaque zone mondiale a un « key user », référent dédié en charge du support, qui permet de résoudre rapidement les éventuels problèmes et de garantir la bonne utilisation de la solution. C'est par l'équipe projet et l'appui des key users que la connaissance s'est diffusée et que l'adhésion a été favorisée.

Après les filiales européennes de Rhodia, celles du Brésil viennent également de passer à la gestion dématérialisée de leurs factures, du fait de la fiscalité particulièrement complexe du pays. « Les voies d'acquisition très ouvertes des solutions ReadSoft facilitent l'intégration de la solution quels que soient les formats de documents ou encore les règlementations, souvent différentes entre pays » déclare Yves Bosne, Directeur Comptable WW Groupe chez Rhodia Business Services.

« Un outil de traçabilité extrêmement performant répondant à nos exigences »

Avec ce dispositif, ReadSoft a permis de créer des workflows, fluidifiant ainsi le partage de l'information entre les différents services de l'entreprise. « L'une de nos principales sources de satisfaction a été le développement d'une interface web simple et unique pour tous, facilitant l'intégration de la solution », souligne Yves Bosne.

Sur le plan de la productivité également, ce dispositif réduit le délai de traitement des factures. Si le taux de reconnaissance optique varie en fonction des pays et du format des factures, on compte en moyenne 400 à 450 factures traitées par jour par personne. Le nombre moyen de factures comptabilisées atteint 100 par jour et par comptable contre 55 auparavant.

Enfin, le portail web a permis d'améliorer le relationnel avec les fournisseurs, puisqu'ils ont désormais une visibilité en temps réel de l'état d'avancement du traitement de leurs factures. « Il est indispensable pour certains fournisseurs de savoir où en sont leurs factures. En effet, avec la crise, les Credit Managers ont besoin d'avoir un suivi très précis des comptes. Cette plate-forme leur permet d'avoir accès aux informations qui leur sont indispensables pour évaluer et anticiper le risque », précise Yves Bosne.

L'objectif à terme pour Rhodia sera de pouvoir se passer du scan et de pouvoir étendre le champ de la dématérialisation à d'autres types de documents. C'est pourquoi la solution PROCESS DIRECTOR est actuellement à l'étude chez Rhodia. Pour Yves Bosne, les solutions ReadSoft sont « un outil de traçabilité extrêmement performant répondant à nos exigences ».

A propos de ReadSoft

Fort de 20 ans d'expertise sur le marché de la dématérialisation de documents, ReadSoft est un éditeur international d'une gamme complète de solutions logicielles permettant de traiter et de gérer de bout en bout tous documents entrants (factures, avis de paiement, bons de commande, documents RH, courriers, formulaires.). Avec plus de 7 300 clients dans le monde, ReadSoft s'impose aujourd'hui comme la référence mondiale du marché, au travers de 16 filiales et plus de 300 partenaires répartis dans 70 pays.

En 2010, ReadSoft lance une solution révolutionnaire, PROCESS DIRECTOR pour SAP, permettant de traiter, à partir d'une seule et unique plate-forme, les processus Purchase to Pay et Order to Cash dans SAP. ReadSoft est une société suédoise, côté à la Bourse de Stockholm depuis 1999. Créée en 1997, la filiale française compte plus de 350 clients.

Pour en savoir plus : www.readsoft.fr

 
A propos de Rhodia :

Chimiste, leader dans ses métiers, Rhodia est un groupe industriel international, résolument engagé dans le développement durable. Le Groupe met la recherche de l'excellence opérationnelle et sa capacité d'innovation au service de la performance de ses clients. Structuré autour de 11 Entreprises regroupées au sein de 5 pôles d'activités, Rhodia est partenaire des grands acteurs des marchés de l'automobile, de l'électronique, de la parfumerie, de la santé, de la beauté, de la détergence, des produits industriels et de grande consommation. Le Groupe a réalisé un chiffre d'affaires de 5,23 milliards d'euros en 2010 et emploie aujourd'hui environ 14 000 personnes dans le monde. Il est coté sur Euronext Paris.

Rhodia Business Services est une organisation créée en 2010 autour d'un concept novateur. Elle a pour  ambition d'optimiser les modes de fonctionnement et les grands processus de gestion administratifs au sein du groupe Rhodia en mutualisant les fonctions supports (Service Clients, Approvisionnements, Administration RH et Paie, Comptabilité, Credit management, Costing soutenus par une équipe Outils et Pilotage).

Pour plus d'information : www.rhodia.com

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*  L'offre amicale d'achat de Solvay sur Rhodia a été couronnée de succès. Le groupe Rhodia rejoint le groupe Solvay en septembre 2011.