Étude de Calinda Software : SharePoint vu par les différents collaborateurs

La plateforme SharePoint est une solution centrale dans le SI des entreprises. Il convient de bien comprendre les relations existant entre les utilisateurs, les référents SharePoint qui représentent les utilisateurs, puis les directions informatiques qui paramètrent la plateforme. Pour être couronné de succès, un projet SharePoint doit nécessairement faire cohabiter ces différentes populations qui contribueront à lancer un chantier partagé par tous et répondant aux attentes souhaitées. Pour comprendre les attentes des uns et des autres, Calinda a mené une étude qualitative auprès de plusieurs entreprises. Deux types de profils ont été interviewés : les utilisateurs finaux, et les représentants qui ont un rôle de référent fonctionnel sur SharePoint sans nécessairement en être des utilisateurs directs dans les projets concernés.

Ergonomie, configuration et principales attentes

La plupart des sondés souffrent du manque d'ergonomie et de simplicité de configuration de SharePoint. Leur collaboration avec des externes se fait en très grande majorité par d'autres canaux plus traditionnels. Un besoin de plus de traçabilité est également exprimé, mais se heurte à des freins liés à la sécurisation de ces échanges.

Mieux communiquer avec l'externe

Envoyer un document à un externe depuis SharePoint est un axe souhaité par les collaborateurs. Cette fonction ressort clairement comme la fonction numéro 1 attendue par les utilisateurs. Les répondants estiment qu'elle permettrait de faire gagner du temps et de limiter le risque d'erreur en évitant des manipulations fastidieuses. La bonne gestion des documents trop gros pour la messagerie, et même trop gros pour SharePoint est une caractéristique indispensable.

Discuter entre internes et externes depuis SharePoint

Une nette dichotomie apparaît sur l'importance accordée à cette fonctionnalité, selon le type de collaboration.

Traçabilité détaillée des interactions dans SharePoint

La majorité des représentants considèrent cette possibilité comme importante.

Echanger par e-mail et sans créer un compte pour les externes

Bien que tous les participants mentionnent l'importance critique de maintenir le niveau de sécurité, cette crainte disqualifie cette fonction pour les représentants d'autres utilisateurs. Une position qui peut surprendre puisque c'est déjà de cette manière qu'ont lieu la grande majorité des échanges inter-entreprises, par l'intermédiaire d'échanges de mails entre personnes.

L'étude montre d'ailleurs que pour les utilisateurs finaux, la valeur ajoutée en termes d'adoption et de facilité pour les externes surpasse nettement ces craintes sur la sécurisation des échanges.

Accès au portail pour les externes

La totalité des répondants voit une forte valeur ajoutée à fournir aux externes un portail d'accès aux données partagées.

Partager des informations autres que documents et discussions

Les utilisateurs finaux sont moins demandeurs que les représentants. Le plus demandé est le partage de calendriers. Autres exemples cités : annonces et photos.

Ces différents indicateurs montrent donc que des disparités existent entre les types de populations : utilisateurs finaux et représentants. Il est donc nécessaire de donner des schémas plus harmonisés et de répondre à des prérequis techniques pour transformer l'usage de SharePoint en un succès opérationnel partagé par tous.

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