AGCO SA choisit ReadSoft pour dématérialiser ses factures et traiter ses déclarations d'échanges de biens
MAISONS-LAFITTE, France, January 12 /PRNewswire/ -- Le projet de dématérialisation concerne deux filiales du groupe, en France et en Angleterre. La filiale française, qui réalise plus de 80 % de son chiffre d'affaires à l'export, capitalise sur ce projet pour automatiser aussi une partie du traitement de ses déclarations d'échanges de biens.
Basé à Beauvais (Oise), où se situent à la fois son siège social et son usine de fabrication des tracteurs agricoles Massey Ferguson, AGCO (CA 2004 : 970 millions d'euros) est également distributeur en France d'autres produits phares du Groupe comme les tracteurs Fendt et Valtra.
Le projet de dématérialisation des factures fournisseurs a été initié par Didier de Villepin, Secrétaire Général et Directeur Financier d'AGCO SA : "Les factures génèrent beaucoup de tâches administratives ingrates qui peuvent être profitablement automatisées". Cela est d'autant plus vrai chez AGCO que le nombre de litiges avec les fournisseurs n'est pas important. En effet, la société travaille beaucoup en mode de commandes ouvertes, ce qui lui permet de recevoir des livraisons séquencées en fonction de ses besoins de production, aux conditions commerciales préalablement négociées.
<<En automatisant le processus de traitement de nos factures, les comptables vont pouvoir se consacrer à de vrais dossiers et non plus essentiellement à la saisie de données. Les éventuels litiges seront connus beaucoup plus tôt et traités plus rapidement. En outre, comme toutes les sociétés cotées soumises à la réglementation Sarbanes-Oxley, AGCO SA doit mettre en oeuvre de plus en plus de contrôles. Cela nécessite de dégager du temps. Le projet ReadSoft va nous le permettre>> explique Didier de Villepin.
Deux projets ont démarré simultanément fin 2005, l'un pour le site français (pour traiter 50.000 factures par an) et l'autre pour la filiale anglaise, basée à Coventry, dédiée à l'activité pièces de rechanges (pour traiter 500.000 factures par an). Les deux pays ont choisi la solution ReadSoft DOCUMENTS for Invoices.
<<Nous avons opté pour une solution de dématérialisation à reception parce que l'EDI ne s'est pas développé autant qu'on l'avait prédit. Les fournisseurs, surtout les petits, ne peuvent pas s'adapter à des règles trop rigides et la très grande majorité nous envoie des factures papier>>, souligne Didier de Villepin. Choisir la plate-forme de ReadSoft permet à AGCO de ne rien changer aux habitudes de ses fournisseurs.
Un processus de bout en bout
Aujourd'hui, le projet d'AGCO en France se concentre sur les factures de matières directes ; dans une étape ultérieure il traitera également les factures de frais généraux. Lors de la phase pilote, AGCO a validé la totalité du processus de traitement, depuis la réception de la facture jusqu'à l'écriture comptable, sur une sélection d'une trentaine de fournisseurs."Les données extraites par la solution ReadSoft sont rapprochées des bons de réception valorisés et, une fois validées, sont déversées automatiquement dans le système E.R.P. J.D. Edwards. Cela suppose naturellement le développement d'interfaces adaptées. Ensuite, toutes les images des factures sont indexées puis archivées dans ReadSoft", précise Edgard Maréchal, Chef de projet à la Direction Informatique.
Une opportunité pour les logisticiens
Très gros exportateur, AGCO France réalise entre 80 et 85 % de son chiffre d'affaires essentiellement avec l'Amérique du Nord et l'Europe. Par ailleurs, de nombreux composants de tracteurs proviennent de l'étranger et chaque mois, la société doit fournir à la douane une déclaration d'échange de biens. La plupart des informations nécessaires à cette déclaration figurent sur les factures des fournisseurs étrangers. "Il était alors évident qu'il fallait exploiter notre projet de traitement des factures pour faciliter le travail des logisticiens, doublement concernés, d'une part parce ce sont eux qui gèrent la réception des marchandises et d'autre part parce qu'ils s'occupent de ces déclarations ", indique Didier de Villepin. "Jusqu'à présent ces informations devaient être saisies par un prestataire extérieur, à partir de photocopies de nos factures". Le périmètre du projet a donc été étendu. La solution ReadSoft doit capturer et interpréter les données qui sont routées soit vers la comptabilité fournisseur, soit vers la logistique. Ainsi AGCO va supprimer des photocopies et une double saisie devenues inutiles. Seules des informations comme le poids ou la dimension des composants, qui ne figurent pas sur les factures, devront être entrées.
<<Nous estimons le retour sur investissement à environ 12 mois>> prévoit Didier de Villepin.
A propos d'AGCO
AGCO est un des leaders mondiaux du machinisme agricole comme fabricant et distributeur de machines agricoles. Les produits AGCO sont distribués dans 140 pays avec un chiffre d'affaires consolidé supérieur à 5 milliards de dollars. En 2004, près de 18.000 tracteurs ont été produits à Beauvais qui est la plus importante usine AGCO au monde.
A propos de ReadSoft
ReadSoft est l'éditeur de logiciels leader sur le marché de l'Automatisation des Documents. La vision de ReadSoft est de libérer partout les entreprises du traitement manuel des documents. Côté à la Bourse de Stockholm depuis 1999, ReadSoft compte aujourd'hui plus de 3 500 clients et dispose de filiales dans 11 pays. Dans chaque pays, les équipes Professional Services déploient les solutions chez les clients et assurent le support dans la langue locale. Créée en 1997, la filiale française compte aujourd'hui près de deux cents clients.
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