Nouvelles solutions Pitney Bowes : Témoignage de Portakabin sur la mise en place et le suivi des dépenses courrier

PARIS, September 24, 2014 /PRNewswire/ --

Gestion multi-sites efficace du courrier :

Beneficier de solutions performantes et Economiques dans la mise en place et

le suivi des depenses courrier.

Pourquoi Portakabin, le leader de la fabrication de batiments modulaires de

qualite, fait confiance a Pitney Bowes ?

Chaque mois Portakabin envoie des milliers de courrier depuis ses 22 sites en France. L'harmonisation et l'uniformisation des solutions mises en oeuvre par Pitney Bowes ont permis d'avoir une visibilite sur les couts d'affranchissement, de realiser 30% d'economies sur les depenses courrier et d'augmenter l'efficacite des services courrier. Cette optimisation contribue efficacement a la croissance du groupe.

Portakabin loue et vend ses solutions modulaires de 7 m2 a plus de 5000 m2 a de grands groupes industriels, des centres hospitaliers et des collectivites. En fort developpement, l'entreprise realise un chiffre de d'affaires en progression chaque annee.

Portakabin envoie chaque mois environ 2000 factures depuis son siege, et 200 devis depuis ses sites.

Mettre en place une politique de gestion multi-sites et d'optimisation des depenses postales pour l'expedition des devis et factures

En 2011, Portakabin choisit Pitney Bowes pour son expertise de la gestion multi-sites, sur la base des 2 axes forts suivants :

> Optimiser les couts de location des equipements de traitement de courrier avec l'uniformisation des solutions d'affranchissement et l'harmonisation des contrats.

A partir de l'audit du parc, des volumes et depenses d'affranchissement, et grace a son approche multi-sites, Pitney Bowes a uniformise les solutions d'affranchissement et optimise les couts de location du parc machine a affranchir. Cette approche assure au client une tarification identique des locations de machines a affranchir sur l'ensemble des sites avec une facturation unique pour la totalite du parc incluant la mise a disposition des changements de tarifs. Ainsi Portakabin dispose d'une maitrise globale de ses equipements et des couts associes.

> Optimiser les depenses postales et la planification des couts

Le fournisseur global de technologies a egalement installe pour le centre decisionnel des outils de suivi et de visibilite des depenses postales sur l'ensemble du parc. La solution en ligne Inview consolide et analyse ainsi les consommations d'affranchissement et produits postaux utilises. Grace a ces donnees, le siege de l'entreprise Portakabin peut visualiser les depenses de chaque site et optimiser les frais d'affranchissement notamment avec l'utilisation de l'Ecopli. Portakabin peut ainsi reduire les depenses d'affranchissement des sites grace a cette visibilite et ameliorer ses previsions de depenses.

L'ensemble de ces actions a permis a la societe Portakabin de realiser une economie de 30% sur ses depenses de courrier tout en gagnant une meilleure maitrise de son budget.

Les solutions Pitney Bowes deployees chez Portakabin :

- Outre l'outil d'analyse Inview, le siege utilise une machine a affranchir DM400 et une mise sous pli DI380. - La machine a affranchir DM400 permet de traiter les envois de series (bulletins de paie, mailings) et courriers heterogenes (devis, relances, factures). Equipee de la technologie IntelliLink(R), elle propose un acces securise a Internet assurant le telereleve postal et le telechargement de nombreux services (tarifs postaux, flammes, evolution logiciel, audit....). - La mise sous pli DI380 gere l'expedition des factures de Portakabin. Cette solution, destinee aux faibles et moyens volumes de courrier, est 25 fois plus rapide qu'une mise sous pli manuelle : la productivite du service courrier est considerablement amelioree. - Les 22 sites du groupe disposent de machines a affranchir DM55, solution ideale pour les petits volumes de courrier permettant aux differents sites de deposer leur courrier, essentiellement des devis, en boite aux lettres de rue.

Grace a la souplesse des equipements et a leur simplicite d'utilisation, 60 personnes sur les 131 salaries utilisent les technologies Pitney Bowes dans le groupe.

Satisfait de l'efficacite de la solution globale proposee par Pitney Bowes, Portakabin vient de prolonger de 3 a 5 ans son contrat de location machines a affranchir.

" Nous souhaitions avoir une solution globale d'affranchissement, de collecte et de remise du courrier. L'objectif etait de faciliter la gestion, permettre la remise en poste sans deplacement et offrir une visibilite reelle de l'activite. Depuis l'integration des solutions Pitney Bowes, le groupe realise 30% d'economies sur la gestion du courrier " explique Stephane NIVESSE, Responsable Achats et logistique de Portakabin.

Il ajoute : " Portakabin dispose depuis l'intervention de Pitney Bowes d'outils de suivi et de visibilite des depenses. Ce qui facilite au quotidien la gestion et permet d'anticiper les provisions de charges de cette activite. Outre ces aspects financiers, nous apprecions la qualite du service de maintenance ultra performant et reactif. La garantie de l'expertise et surtout la prise en main a distance des machines par Pitney Bowes permet un confort d'utilisation notamment en cas de panne ou de dysfonctionnement ".

3 criteres de choix de Pitney Bowes : prix, service et maintenance

Stephane NIVESSE precise que la mise en place des machines et leur installation s'est faite rapidement. Par ailleurs, la formation des utilisateurs a permis une prise en main rapide : les equipes ont ainsi adopte facilement ces solutions qui permettent au personnel de reduire le temps passe au traitement du courrier. Elles representent une rupture avec les solutions precedentes : desormais

Portakabin dispose d'une maitrise complete, d'une visibilite a l'usage et d'une simplification dans la gestion du courrier.

" Avant Pitney Bowes, les solutions que nous utilisions etaient peu de reactives et peu de fiables. Aujourd'hui outre l'excellence technologique nous disposons d'un suivi et d'une visibilite des depenses permettent un lissage des couts. La direction financiere peut ainsi gerer, anticiper les couts et provisionner les achats, les loyers et la location de machines. Nous avons ainsi une gestion financiere optimisee de cette sous-traitance " explique Stephane NIVESSE.

Benefices pour Portakabin :

- Affranchissement et mise sous plis facilites, - Mise a disposition de machines Pitney Bowes simples d'utilisation et peu couteuses, - Mise a jour automatisee des changements tarifaires de La Poste sur les equipements, - Consolidation des donnees des differentes machines sur l'ensemble des sites, - SAV et maintenance ultra reactive.

En savoir plus sur les solutions Pitney Bowes utilisees par PORTAKABIN

DM400 : http://www.pitneybowes.com/fr/machineaffranchir/seriedm400.html

DI380 : http://www.pitneybowes.com/fr/preparation-du-courrier/mise-sous-enveloppe/misesousenveloppebureautique/di380.html

DM55 : http://www.pitneybowes.com/fr/machineaffranchir/dm55.html

Pour plus d'informations, consultez le site internet http://www.pitneybowes.com/fr

A propos de Pitney Bowes:

(c) 2014 Pitney Bowes. Tous droits reserves.

Fournisseur global de technologies, Pitney Bowes propose des solutions de gestion de courrier et de colis, de geo-localisation et des logiciels de data management, pour optimiser les milliards de transactions physiques et electroniques issues du commerce mondial connecte et sans frontieres. Nous accompagnons nos clients dans leur strategie de croissance, grace a nos 16 000 collaborateurs passionnes a travers le monde, notre innovation permanente avec plus de 2300 brevets actifs et l'attention portee a nos clients, toujours au centre de toutes nos actions - des petites entreprises jusqu'aux plus grands groupes. http://www.pitneybowes.com/fr

Contact presse : Actine Strategies / Stephane BERSTEIN +33(0)6-67-31-47-13 / stephane.berstein@actine-strategies.com