Pour moderniser son approche d'émission et de gestion de factures clients, General Logistics Systems France a opté pour la dématérialisation avec l'éditeur Primobox.

GLS propose des solutions de transport fiables, à la fois à l'échelle nationale et internationale, en Europe comme dans le monde entier. L'Europe est son principal marché, ses prestations de transport de colis y couvrent 37 pays, majoritairement au travers de ses propres filiales, le reste étant pris en charge par des partenaires fiables.

Réunissant 1 300 personnes en France, GLS gère une volumétrie croissante de factures clients et a souhaité repenser son approche qui consistait à externaliser l'édition et l'envoi des factures auprès d'un prestataire externe. L'objectif était d'alléger cette mise en oeuvre et de rationaliser les coûts de traitement, notamment au niveau des frais d'envoi des courriers sous forme papier.

C'est dans ce contexte que la solution de Primobox a été sélectionnée pour son approche moderne, fiable et sécurisée. Dans un premier temps, un déploiement a été mis en oeuvre sur un panel de 100 clients. Cette expérimentation a permis de valider la solution et de l'étendre aux autres clients. Désormais, plus de 9 000 factures par mois sont réalisées à partir de la plateforme de Primobox.

Ainsi, les clients reçoivent, sauf contre ordre de leur part, leur facture au format électronique. Ils sont avertis par mail et retrouvent leurs factures et leurs documents annexes dans un portail web sécurisé ; chaque facture est signée électroniquement et archivée dans des conditions à valeur probante chez CDC Arkhineo afin de respecter la réglementation.

GLS apprécie notamment la mise à disposition rapide de l'outil, la rationalisation des coûts de traitement des factures, ainsi que les remontées des utilisateurs qui apprécient d'avoir accès aux documents de manière sécurisée depuis un point unique, quand ils en ont besoin.

« Primobox nous a permis d'améliorer notre relation clients en leur permettant d'accéder à un service à valeur ajoutée construit autour de technologies avancées à l'image de la signature électronique et de l'archivage dans des coffres-forts électroniques. De notre côté, nous avons divisé nos coûts par 3 et nous apprécions la qualité du service délivrée par l'équipe de Primobox qui a déployé une solution adaptée à nos besoins, tout en assurant une gestion efficace de l'ensemble de nos factures »