Nouveau Livre Blanc SWT

Paris, October 27 /PRNewswire/ -- - Gestion du courrier entrant et compétitivité de l'entreprise

Malgré le développement de l'internet et des messages électroniques, le papier reste le moyen privilégié pour échanger et conserver des informations au sein de l'entreprise. Pourtant, les coûts entraînés par la prolifération souvent anarchique des documents papier sont loin d'être anecdotiques. Une salle de courrier virtuelle, en réduisant ces différents postes, transforme le service courrier en facteur de compétitivité majeur pour l'entreprise.

Quel que soit le pays concerné, les chiffres expriment la même tendance : celle d'une...augmentation du papier dans l'entreprise ! Les coûts de cette "préférence pour le papier" sont liés aux photocopies et impressions couleur, à la gestion des documents mal classés, au personnel affecté à la distribution, à la réexpédition entre sites, à la perte et à la détérioration des documents...Pourtant, la proportion de documents nécessitant, pour des raisons légales, un traitement et un archivage physique est faible comparée au volume global de courrier reçu.

Aujourd'hui, l'évolution des technologies et des mentalités rendent possible la mise en place de véritables salles de courrier virtuelles. Tous les documents papier sont numérisés dès leur réception, la suite du traitement se faisant sur des flux électroniques, et non plus physiques. Depuis l'identification des courriers jusqu'à leur archivage, les techniques pour extraire automatiquement les données-clés d'un document et en garantir l'accessibilité à tout moment via un simple navigateur web sont désormais mâtures.

Transformer la salle de courrier en une plate-forme centrale de traitement de l'information est un enjeu majeur pour l'entreprise. Les courriers sont mis à disposition de leurs destinataires plus rapidement tandis que les ré-acheminements internes ralentissant le traitement du courrier et la prise de décision sont considérablement réduits. La traçabilité des courriers est garantie par un suivi sans faille depuis la scannérisation jusqu'à l'archivage. Le dossier électronique comprend, outre l'image du document, les annotations datées et signées portées par le ou les gestionnaires, des documents annexes, etc. La gestion électronique du courrier entrant facilite ainsi le travail des gestionnaires en entreprise qui peut renseigner le client instantanément sur ses dossiers sans avoir à mener d'enquête interne fastidieuse.

Les recherches menées depuis plusieurs années autour du thème de la salle de courrier virtuelle permettent aujourd'hui à SWT de se positionner en précurseur. Le logiciel b-Wize MAIL numérise simultanément plusieurs milliers de documents différents, même non structurés ou manuscrits. Les informations importantes sont extraites automatiquement et enrichissent les bases de données de l'entreprise. Les documents sont ensuite transférés à leurs destinataires puis archivés sous forme de dossiers électroniques pour consultation.

Déjà installé chez plusieurs clients en Europe, b-Wize MAIL est utilisé par Bouygues Télécom dans le cadre de l'application de " Gestion Electronique des Courriers " mise en œuvre par Xerox. b-Wize MAIL classe automatiquement les différents types de courriers en fonction de leur motif principal permettant de router les courriers vers les personnes adéquates. Résultats : une meilleure qualité de service et une augmentation de la productivité des chargés de clientèle.

SWT en quelques mots

SWT est une entreprise française spécialisée dans l'extraction automatique de données (LAD) et la gestion électronique de documents (GED).

Depuis sa création en 1988, SWT a acquis une réputation d'excellence dans son domaine. La fiabilité de ses produits, le professionnalisme de son équipe, une assise financière stable renforcée par la récente augmentation de capital, font de SWT un partenaire solide pour tous ses clients et partenaires.

SWT a fait le choix d'investir de façon intensive dans le développement de nouvelles technologies. Son équipe de chercheurs travaille en partenariat avec les laboratoires de traitement d'image les plus réputés d'Europe. Innovation et créativité permettent à SWT de proposer à ses clients des logiciels toujours plus performants, simples à utiliser, et proches de leurs attentes.

SWT commercialise ses produits à la fois en direct et via un réseau de partenaires intégrateurs : Agfa, Xerox, Unisys...Les logiciels de SWT sont installés chez plus de 350 clients : BNP-Paribas, Bouygues Télécom, Mondial Assistance, Swiss Life, Groupe Mornay, CPAM, URSSAF.

Outre son siège social, situé à Paris, SWT dispose de trois agences à Orly, Pau et Lyon. La société est implantée en Espagne, au Royaume-Uni et aux Etats-Unis.