Les clés pour réussir son choix de coffre-fort de ressources humaines

La définition du coffre-fort de ressources humaines

Le coffre-fort numérique est défini par la législation française comme une plateforme de grande sécurité pour la distribution, le stockage et la capacité d'archives de documents numériques. Les documents concernés peuvent être des bulletins de paie, de documents des ressources humaines ou encore des contrats de travail tout comme des documents plus confidentiels.

Les entreprises peuvent désormais faire le choix de la dématérialisation des bulletins de paie, sans avoir besoin de l'autorisation préalable de leurs salariés. Grâce à l'incitation de cette technique, les sociétés doivent pour cela se doter d'un moyen de distribution et d'archivage de leurs fiches de paie électroniques. Par conséquent, les coffres-forts numériques sont apparus dans le but de l'adaptation des besoins des services des ressources humaines. Toutefois, ces coffres-forts ne représentent pas une obligation. Il demeure que la société reste obligée d'utiliser un outil de stockage et de distribution qui respecte la loi.

Comment choisir la solution informatique de coffre-fort de bulletin de paie?

Nous vous recommandons de faire votre choix de coffre-fort en fonction de vos obligations, de vos intégrations et de vos besoins.

En premier lieu, il est nécessaire de vérifier que le coffre-fort que vous considérez possède la certification Afnor. Mais une variété d'autres garantissent également un service qualitatif (ISO, label de la Fédération des Tiers de Confiance du Numérique).
Une obligation incombe à ce coffre-fort de conserver les documents durant le délai légal correspondant.

De même, veillez à choisir votre coffre-fort selon sa résistance au temps, son niveau de sécurité ce qui inclut aussi la consultation des historiques des utilisateurs.
La gestion des ressources humaines peut supposer l'utilisation d'un logiciel qui possède un coffre-fort numérique. Dans cette hypothèse, un seul outil aidera le processus de gestion. Ainsi, dans l'éventualité où vous êtes à la recherche d'un coffre-fort électronique externe pour être complémentaire à votre logiciel, il faut vous assurer de la compatibilité et de l'aisance des échanges.

Enfin, nous vous recommandons d'examiner vos nécessités qui varient selon les prestataires. Aussi, vous pouvez vous questionner sur les contenus à stocker ou à distribuer pour faire le choix approprié.

Par Marie WEISS pour Celge