Les cartes commerciales de paiement peuvent aider les sociétés du monde entier à satisfaire aux exigences en matière de conformité financière

Visa a lancé un Livre blanc intitulé « Cartes commerciales et Conformité financière » pour aider les organisations à satisfaire aux exigences en matière de responsabilisation financière dans de nombreux pays autour du monde. Cet article identifie les meilleures pratiques des programmes de paiement électronique pour procédures de gestion de déplacements et de divertissement (T&E) et pour la fonction Procure-to-Pay (informatisation de l’ensemble du processus Achats) déployée par les sociétés du monde entier pour aider à satisfaire aux exigences en matière de conformité et réaliser un meilleur contrôle et une meilleure visibilité des dépenses. Les programmes de cartes commerciales capitalisent sur la technologie pour échafauder des contrôles efficaces, surveiller l’adhésion et fournir les données nécessaires pour atténuer les risques liés au contrôle.

L’article, co-publié avec ACTE Global, l’Association des cadres d’entreprise de l’industrie du voyage et rendu public aujourd’hui à la Conférence annuelle de l’Éducation mondiale de l’Association des cadres d’entreprise de l’industrie du voyage (ACTE) à Munich, en Allemagne, traite des stratégies des programmes de cartes d’entreprise et de cartes d’achats (cartes P) qui font partie intégrante des meilleures pratiques parce qu’elles aident les sociétés à satisfaire aux exigences en matière de contrôle et d’audit. Les cartes d’entreprise sont surtout utilisées pour les dépenses T&E, alors que les cartes P sont utilisées principalement par les sociétés pour les dépenses associées à la maintenance, aux réparations, à l’exploitation et aux fournitures de bureau.

« Les cartes commerciales sont une partie intégrante des stratégies de contrôle des meilleures pratiques car elles capitalisent sur la technologie pour aider à la conformité et mettre en place des points de contrôle efficaces à chaque étape du processus Procure-to-Pay. Ces programmes sont essentiels pour aider à minimiser les dépenses hors politique et la mauvaise utilisation des cartes par les employés, en fournissant de la visibilité dans les dépenses, » déclare Janet Zablock, vice-présidente, Visa Commercial, Visa Inc. « Le pouvoir des cartes d’entreprise et d’achat inhérent à l’intensification du contrôle des dépenses et à la conformité aux réglementations est indiscutable. »

Meilleures pratiques T&E

Les sociétés chef de file assurent également que les politiques T&E sont en adéquation avec les objectifs généraux de procure-to-pay et qu’elles sont approuvées par les cadres supérieurs de manière active. Les meilleures pratiques qui contribuent à un contrôle plus poussé de la fonction de gestion de déplacements comprennent :

• Gestion centralisée des déplacements : la centralisation améliore la capacité de suivre et d’analyser les dépenses liées aux déplacements.
• Politiques de déplacement au niveau de la société : l’élaboration et la distribution des mises à jour des restrictions, mandats et politiques de déplacement signifie que les employés connaissent les politiques, les comprennent et sont dès lors plus susceptibles de les suivre.
• Planification coordonnée d’événements par la fonction de gestion de déplacements : la coordination améliore la capacité à suivre le planning des événements et autres dépenses de déplacement extraordinaires comme sous-ensemble des dépenses globales de la firme et augmente le rapport des dépenses qui passent par les vendeurs privilégiés.
• Mise en œuvre de programmes de cartes T&E : les programmes de cartes facilitent un certain niveau de contrôle grâce aux fonctionnalités des cartes et par le contrôle financier de l’appréciation du suivi et les rapports d’exception.

Meilleures pratiques de Procure-to-Pay

À l’instar des responsables de déplacements, les directeurs des achats sont à la recherche d’un système d’achat plus transparent et dont on peut mieux rendre compte. Visa a identifié les meilleures pratiques utilisées par les sociétés du monde entier pour optimiser le processus Procure-to-Pay tout entier, y compris le sourçage, le placement de commandes, le paiement et le règlement, le rapprochement de comptes, le contrôle et l’audit et la production de rapports.

Règlements financiers

La Loi Sarbanes-Oxley (SOX) est conçue pour aider à assurer la transparence financière des sociétés par actions aux États-Unis. SOX a eu un impact sur des sociétés du monde entier qui ont promulgué des politiques pour mettre en œuvre des contrôles de processus de bout en bout et la surveillance régulière de la conformité organisationnelle. Quand SOX a eu force de loi aux États-Unis, de nombreux autres pays à travers le monde ont mis en œuvre des lois qui mettaient en vigueur ou recommandaient l’adhésion stricte à des principes de gouvernance d’entreprise. Bien que la rigueur de ces lois varie par rapport à SOX, elles partagent deux thèmes principaux : la mise en vigueur ou la recommandation de mettre en œuvre des contrôles organisationnels et la surveillance régulière de la conformité organisationnelle.

Pour visualiser le Livre blanc sur la conformité dans son intégralité, y compris un aperçu complet des meilleures pratiques de T&E et de Procure-to-Pay ainsi qu’une description de la façon dont les cartes d’entreprise et d’achat peuvent aider à faciliter la conformité financière, visitez www.visa.com/compliance.

Notes aux rédacteurs :

À propos d’ACTE Global : L’Association des cadres d’entreprise de l’industrie du voyage (ACTE) est une association à but non lucratif créée pour fournir une éducation mondiale au niveau des cadres et des opportunités de réseautage des affinitaires. L’adhésion couvre tous les voyages d’affaires, des acheteurs d’entreprises aux agences et aux fournisseurs. La même adhésion est offerte à tous les secteurs. ACTE dessert plus de 5 000 cadres dans 49 pays. Pour en savoir plus, visitez www.acte.org.

À propos de Visa Commercial : Les solutions de paiement de Visa Commercial - Visa Affaires, Visa Entreprise et Visa Approvisionnement - conjuguent paiement et information pour créer des solutions de paiement intelligentes qui permettent aux entreprises et aux administrations, indépendamment de leur type ou de leur taille, de réduire les coûts, de simplifier les processus opérationnels et les paiements et de prendre des décisions d'affaires plus éclairées. S'appuyant sur l'acceptation inégalée de Visa, les produits et services de Visa Commercial offrent la solution la plus complète de gestion des paiements, incluant les dépenses de voyage, de loisirs et d'approvisionnement, la ventilation de la paie et la gestion de l'information. Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter le site www.visa.com/visacommercial.

À propos de Visa : Visa exploite le plus grand réseau de paiements électroniques de détail du monde et fournit des services de traitement et des plateformes de produits de paiements, dont crédit à la consommation, débit, prépaiement et paiements commerciaux, offerts par les marques Visa, Visa Electron, Interlink et PLUS. Visa jouit d’une confiance inégalée dans le monde. De plus, Visa/Plus est un des plus grands réseaux mondiaux de distributeurs automatiques, offrant accès aux espèces en devise locale dans plus de 170 pays Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter le site www.corporate.visa.com.

Le texte du communiqué issu d’une traduction ne doit d’aucune manière être considéré comme officiel. La seule version du communiqué qui fasse foi est celle du communiqué dans sa langue d’origine. La traduction devra toujours être confrontée au texte source, qui fera jurisprudence.