Toy-Riont: Cadre légal de dématérialisation des documents commerciaux (La dématérialisation fiscale de la facture)
VOISINS LE BRETONNEUX, France, December 9 /PRNewswire/ -- Ce document a pour but de synthétiser le cadre juridique français des échanges électroniques de documents commerciaux. Toute la première partie traite de la signature électronique. La seconde évoque le cadre particulier des échanges dématérialisés de factures. Sur l'initiative de préconisations des pays membres de la CEE, l'harmonisation des procédures qui préside aux échanges électroniques, devrait permettre aux techniques de dématérialisation de documents commerciaux de se généraliser.
Aujourd'hui tout document peut être digitalisé et transmis électroniquement avec un protocole de communication plus ou moins sécurisé. Depuis mars 2000, l'échange électronique peut même avoir une valeur juridique probante. Pour cela, il suffit de garantir l'identité de l'émetteur (authentification) et la non altération du message échangé (intégrité), lorsqu'il parvient à son destinataire.
En effet, Le 13 mars 2000, par décret (no 2000-230), le législateur a reconnu la signature électronique (SE). Celle-ci << consiste en l'usage d'un procédé fiable d'identification, garantissant son lien avec l'acte auquel elle s'attache >>. La fiabilité de la SE << est présumée, jusqu'à preuve contraire. Ceci dés lors que La SE est créée ; l'identité du signataire assurée et l'intégrité de l'acte garantie, dans des conditions fixées >>.
Le 30 mars 2001, le décret (no 2001-272), complète le décret du 13 mars 2000. Ce texte, adopté pour l'application de l'article 1316-4 du code civil et relatif à la signature électronique introduit la notion de << signature électronique sécurisée (SES) >>.
Le législateur définit la SES comme une signature qui << est propre au signataire ; créée par des moyens que le signataire puisse garder sous son contrôle exclusif ; garantir avec l'acte auquel elle s'attache un lien tel que toute modification ultérieure de l'acte soit détectable >>.
La vérification de la SES repose ainsi sur l'utilisation d'un certificat électronique (une empreinte du message) réputé << qualifié >>. En d'autres termes, ce certificat possède une double fonction : En premier lieu, il atteste du lien entre les données de vérification de SE. En second lieu il répond à certaines exigences plus spécifiques.
Ainsi les moyens à mettre en oeuvre pour sécuriser la signature SES sont limités à garantir que :
a) les données de création de la SE ne peuvent être établies plus d'une fois
b) La confidentialité des données de création de la SE est assurée
c) Les données de création de la SE ne peuvent être trouvées par déduction
d) La SE est protégée contre toute falsification
e) Les données de création sont protégées << de manière satisfaisante par le signataire contre toute utilisation par des tiers >>.
La signature électronique sécurisée est de fait la matérialisation d'un consentement par identification, authentification et cryptage. C'est une donnée qui est jointe ou liée logiquement à d'autres données électroniques et qui sert de méthode d'authentification et de vérification de non altération des données échangées. Pour être valable juridiquement, la connaissance du processus d'apposition de la signature électronique, par le signataire, est de surcroît un préalable à son utilisation.
Un dispositif de vérification de SE peut, après évaluation par un organisme d'état, faire l'objet d'une certification, selon les procédures prédéfinies (article 4 du décret du 30 mars 2001).
Authentification de l'auteur et intégrité du contenu sont les deux composants de la cryptologie. Il en résulte que de très nombreuses solutions techniques possibles pour signer avec SES.
Le chiffrement est une composante additionnelle de la sécurité des échanges électroniques. Il permet de régler d'éventuels conflits sur la date ou l'origine, le sens d'un e-mail.
Le décret sur la SES n'oblige pas à avoir recours à un tiers de confiance (Public Key Infrastructure). En effet, l'établissement d'un cachet (certificat) * d'un tiers parti de l'échange électronique, dit de confiance, qui enregistre, horodate joue un rôle de séquestre (notaire intermédiaire), peut néanmoins s'avérer nécessaire à un échange de données. Une PKI peut permettre une meilleure sécurisation d'un dispositif de signature électronique. Une PKI confère à un échange électronique la valeur d'un envoi en recommandé.
De fait, les PKIs sont en mesure de confirmer ou d'infirmer, les rôles et attributions d'un partenaire, la validité ou la non révocation d'un certificat justifiant d'une qualité avancée... Ces PKIs proposent souvent des services complémentaires d'archivage ; d'horodatage ; d'identification d'attributs particuliers (Officiers publics, marques, rôles ...) ; d'actes notariés (Contenu des documents) ; transactions financières (Paiements...) ; garanti de niveau d'interopérabilité ; traçabilité ; péremption (Dates limites de messages) ; Circuits de validation (Workflow) ...
Tout document qui n'est pas assujetti à des exigences d'un droit spécifique (ex : La facture qui relève du droit fiscal) peut être échangé électroniquement et avoir la même valeur qu'un original s'il est accompagné d'une signature électronique sécurisée.
Il est un fait que toutes les conditions tant techniques que juridiques sont aujourd'hui réunies pour permettre aux entreprises de dématérialiser leurs documents commerciaux. En effet, les utilisateurs de ces techniques, simples à mettre en oeuvre, trouvent l'ensemble des réponses pour s'assurer de l'authenticité de l'émetteur ou du destinataire ; pour garantir la non falsification d'un message émis et reçu ; pour adresser un message électronique en recommandé, pour éviter qu'un destinataire dénie avoir reçu et ouvert (lu ; pris en compte) un message... Avec ces réponses techniques reconnues dans un cadre juridique, d'importants gisements de productivité sont désormais à la portée des entreprises.
Au plan probatoire, le recommandé électronique l'emporte sur le recommandé postal traditionnel. En effet, il permet d'établir non seulement la réalité et la date de l'envoi du courrier, mais également la réalité de son contenu. A cet égard, Etienne Montero (professeur au Fundp)* peut dire << qu'il apporte un "plus" appréciable par rapport au recommandé postal traditionnel : la technique permet d'attester que le contenu adressé au destinataire coïncide effectivement avec le contenu allégué par l'expéditeur, voire que le courrier a été effectivement lu (ou du moins ouvert). >>
S'il n'y avait pas une législation spécifique à la taxe sur la valeur ajoutée, les deux décrets de mars 2000 et 2001 (cités plus haut), permettraient l'échange électronique de l'ensemble des documents commerciaux.
La facture, qui est un document qui touche à l'impôt est régie dans un cadre plus contraignant :
Bien que touchant au droit commercial, au droit civil, au droit à la concurrence, au droit d'auteur ..., les textes qui organisent la facture électronique relèvent le plus souvent du Code Général des Impôts (CGI).
Le décret de juillet 2003 (no2003 - 659), spécifique à la dématérialisation fiscale des factures, simplifie d'une manière notable les obligations antérieures nées de la loi de Finances de 1990, liées à l'échange de factures électroniques. En effet, ce décret modernise les procédures de facturation. Il harmonise le cadre des échanges pour l'ensemble des pays membres de la CEE.
Désormais les factures peuvent être échangées selon deux modes sécurisés : l'Echange de Données Informatisées (EDI) et la signature électronique sécurisée (décrite plus haut). En d'autres termes, selon deux familles d'échanges bien distinctes : 1) La facture peut être un message structuré selon une norme convenue entre les parties. Ce message structuré permet une lecture directe et l'automatisation des traitements. 2) La facture peut être constituée par un message sous forme d'un fichier numérisé, crée dans un simple format applicatif du type traitement de texte, tableur, acrobat... et transmise à l'aide d'une signature électronique sécurisée.
La facturation électronique EDI est particulièrement délicate à mettre en oeuvre. Elle nécessite une expertise et des investissements logiciels et humains spécifiques. De plus, elle reste subordonnée aux contraintes édictées dans la loi de Finances précitée. Loi qui reconnaît que les factures transmises par voie télématique, sous certaines conditions, constituent des documents tenant lieu de factures d'origine. Ces contraintes relèvent de l'article 289 bis du CGI. Les entreprises qui ont recours à un mode d'échange EDI, doivent disposer d'un système de télétransmission qui permette d'identifier l'identité des messages émis et reçus ; de restituer en clair, sur demande de l'administration fiscale, les factures transmises ; de tenir une liste récapitulative des messages échangés ainsi qu'une liste des anomalies éventuelles de transmission.
Par sa grande simplicité de déploiement, la signature électronique sécurisée (SES), représente un atout pour accélérer l'adoption et le déploiement de solutions d'échanges de documents commerciaux.
La note explicative du Décret 2003 - 659 réactualise l'ensemble des exigences de l'administration fiscale, à satisfaire pour échanger des factures par EDI ou par signature électronique. Elle définit, aussi le contenu obligatoire et les modalités de conservation des factures transmises par voie électronique.
Ce nouveau décret, passé quasiment inaperçu est particulièrement important car, en allégeant les contraintes de la mise en place d'un système d'échange, il banalise un cadre qui devrait permettre d'industrialiser très rapidement l'usage de la transmission de factures électroniques auprès de l'ensemble des acteurs économiques (Administrations, collectivité locales, entreprises...).
Dans un cadre où les exigences de la tutelle fiscale sont considérablement assouplies. Moule qui par ailleurs reconnaît l'Autofacturation (Emission de la facture par le client du fournisseur) et admet l'externalisation (Sous-traitance) de la fonction facturation, les applications d'échanges de factures électroniques vont se multiplier. Ceci d'autant que la grande majorité des donneurs d'ordres étaient confrontés à une réticence de partenaires commerciaux qui refusaient d'investir dans des solutions EDI.
Depuis juillet 2003, ces donneurs d'ordres qui échangent par EDI peuvent premièrement transcoder leurs messages factures dans un format généralement admis par tout utilisateur équipé d'un simple navigateur Internet (ex : format html) ou dans un format récupérable par téléchargement d'un logiciel gratuit (ex : format pdf d'Acrobat Reader,...) ; secondement signer électroniquement les fichiers résultants ; troisièmement et sous réserve de respecter les conditions mentionnées plus loin, transmettre ces derniers, par transferts électroniques.
Outre ses obligations de posséder une connexion à Internet, un navigateur (ex : Internet Explorer,...) et/ou Acrobat Reader, le destinataire est simplement astreint à une vérification relative à l'authenticité de l'émetteur et à l'intégrité du document reçu. Ceci au moyen des données insérées dans un certificat électronique attaché à la signature. Le destinataire se doit de s'assurer de l'authenticité et de la validité du certificat électronique.
Côté émetteur, l'entité doit respecter des obligations et modalités de facturation (Champ de l'obligation de facturation ; Mentions obligatoires ; Facturation par un tiers ou par le client ; Factures récapitulatives) et ainsi que des obligations de stockage.
Que l'échange de factures s'effectue en EDI ou par SES, les émetteurs sont de plus contraints à respecter d'autres règles communément applicables.
Ainsi l'acceptation préalable du recours à la transmission des factures par voie électronique doit être matérialisée dans un << contrat d'interchange >> liant les parties ou à défaut et dans le cas d'utilisation de la signature électronique, par l'octroi au destinataire des factures d'un délai raisonnable pour exiger une facture papier.
Une Déclaration d'utilisation d'un système de transmission des factures électroniques, au service territorialement compétent reste un pré-requis à un système d'échange EDI . Seuls les émetteurs de factures ayant recours à la signature électronique sécurisée sont subordonnés à une obligation d'information de l'administration.
Le décret 2003-659 devrait accélérer le processus de dématérialisation fiscale de la facture et par voie de conséquence, la généralisation des échanges électroniques de l'ensemble des documents commerciaux. Ceci parce qu'il simplifie un cadre de la dématérialisation de la facture datant de 1990 et prend en compte les évolutions des techniques sécuritaires.
Pour conclure, rappelons que message << Invoic >> est le premier message EDI à avoir reçu un label UNSM (United Nations Standard Message) en 1991. Depuis des années un cadre légal simplifié de l'échange de factures électroniques était attendu. Un nouveau cadre harmonisé à l'échelle de la CEE est désormais disponible dans certains pays européens. La simplification du droit et des solutions techniques pour être conforme à la législation laisse prévoir une généralisation du déploiement d'échanges de factures dématérialisées. Le décret 2003-659 permet de pérenniser des solutions EDI existantes et de privilégier une modernisation des échanges électroniques via des solutions, plus accessibles, de signatures électroniques sécurisées. Les applications de dématérialisation de l'ensemble des documents commerciaux sont ainsi promises à connaître à très court terme un franc succès.
Alain Toy-Riont accompagne sur des projets de dématérialisation de documents commerciaux.
Son parcours professionnel pour promouvoir et mettre en place des services fondés sur les nouvelles technologies lui permettent d'intervenir, conseiller et assister à la maîtrise d'ouvrage pour définir le cadre de mise en place et de déploiement de systèmes d'information inter groupes, inter sociétés.
Au sein de General Electric, British Telecom, Alain a travaillé sur des applications d'échanges de données informatisées et de traçabilité (Calberson ; Union Internationale des Chemins de Fer ; La Redoute de Roubaix ; Transfert de Données Sociales...). Au sein du groupe La Poste il a contribué à la formalisation du lancement d'une offre sur la dématérialisation fiscale des factures.
* Le contrôle d'intégrité d'un message engendre la formalisation d'un certificat. En cas de recours à un PKI, plusieurs certificats peuvent être évoqués dés lors que l'on assure en parallèle, un contrôle d'intégrité via une solution extérieure à un tiers parti certificateur avec un contrôle d'intégrité assurée par le PKI.
FUNDP : Facultés Universitaires Notre Dame de la Paix (Namur)
Alain Toy-Riont
Consultant en Dématérialisation de Documents Commerciaux
Telephone number : +33 (0)30 57 56 16
E-mail : atoyriont@wanadoo.fr
11, rue de la Grange Aux Belles
78960 - Voisins Le Bretonneux
www.toy-riont.com