La compagnie d'assurances Windsor Life Insurance choisit Captaris Alchemy pour la gestion électronique de ses documents

BELLEVUE, Washington, May 9 /PRNewswire/ --

- Remplacement du stockage sur microfilms et sur papier ; augmentation massive du rendement

Captaris Inc. (code au Nasdaq : CAPA), grand prestataire de techniques de gestion de l'information d'entreprise, a annoncé aujourd'hui que la compagnie d'assurance Windsor Life Assurance Company Limited, en Angleterre, fait appel du système Captaris Alchemy(R) pour gérer électroniquement la correspondance avec ses assurés. Ce système améliore le service à la clientèle en facilitant l'archivage des documents, ce qui permet de les retrouver presque instantanément ; il évite également les coûts de stockage à l'extérieur et favorise la croissance commerciale en intégrant rapidement les documents provenant d'acquisitions récentes.

Depuis son lancement dans les années 60, Windsor Life conserve des informations relatives à ses 750 000 assurés sur papier sur microfilm. La correspondance clientèle doit être conservée pendant au moins sept ans et demi, comme l'exige l'autorité de tutelle britannique des services financiers UK Financial Services Authority. Avec les méthodes manuelles d'archivage, certains dossiers sur papier ne pouvaient pas être sauvegardés selon le plan de secours. En cas de besoin, un agent de service à la clientèle devait faire une demande pour le microfilm et attendre au moins 24 heures pour le recevoir.

Windsor Life a mis en oeuvre le système de Captaris Alchemy en remplacement du système sur microfilms. Les documents nouveaux sont maintenant numérisés à partir de l'exemplaire papier grâce au module de saisie Alchemy Scan ou bien ils sont acceptés sous forme électronique. D'autres données sont importées grâce au module Alchemy DataGrabber. Les fichiers numériques sont désormais stockés en lieu sûr sur un réseau informatique et gérés par le serveur Alchemy Advanced Server, qui est la pierre angulaire de la gestion intégrée de documents, des services de bibliothèque, des listes de contrôle, du contrôle d'accès et autres fonctions administratives. Grâce à l'intégration d'Alchemy au sein du système Alpha de gestion des polices d'assurance de la compagnie Windsor Life, les employés ont désormais accès aux fichiers en quelques secondes et sans quitter leur bureau.

<< Alchemy a permis de transformer notre façon de travailler. Les documents sont immédiatement disponibles en partage dans l'ensemble de la société >>, déclare Sarah Myers, responsable du traitement des opérations chez Windsor Life. Les coûts de stockage à l'extérieur ont été éliminés. Même les dossiers relatifs à des opérations en cours sont sauvegardés sous forme numérique, permettant de ne pas interrompre les opérations en cas de sinistre.

Grâce à Alchemy, les centres d'appels ainsi que les autres employés y gagnent plusieurs heures par jour. << Auparavant, il aurait fallu au moins une journée pour obtenir le microfilm et y retrouver l'information >>, affirme Catherine Keeble, conseillère en applications au service informatique de Windsor Life. << Grâce à Alchemy, nous avons l'ensemble des opérations et des images à notre portée. >> La direction apprécie également les moyens qu'Alchemy met à leur disposition pour favoriser la croissance stratégique de l'entreprise. Elle a récemment fait l'acquisition de deux établissements et a importé toutes les informations nécessaires directement sur Alchemy. << Dès le premier jour (après l'acquisition), les fichiers électroniques étaient triés et accessibles >>, ajoute Sarah Myers.

Selon les prévisions de Windsor Life, le coût d'Alchemy sera amorti au cours de la première année d'opération. La société a travaillé en collaboration avec IMR UK Limited, distributeur de Captaris Alchemy au Royaume-Uni, pour mettre en oeuvre et intégrer ce système.

À propos de Captaris Inc.

Captaris Inc. est un grand fournisseur de logiciels pour l'informatisation des méthodes de travail, la gestion électronique de documents et la mise à disposition de l'information. Notre gamme comprend Captaris RightFax, Captaris Workflow et le système de gestion de documents Captaris Alchemy Document Management ; sa distribution se fait par le biais d'un réseau international de partenaires commerciaux, grands spécialistes de la technologie. Notre clientèle fait partie des domaines de la finance, de la santé, des organismes gouvernementaux et de nombreux autres secteurs, et nos produits sont implantés dans toutes les sociétés figurant au Fortune 100 et à de nombreuses entreprises du Global 2000. Fondée en 1982, la société Captaris a son siège à Bellevue, dans l'État de Washington, et elle est cotée en Bourse au marché national du Nasdaq sous le symbole CAPA. Pour plus de renseignements, veuillez consulter www.Captaris.com.

À propos de IMR UK Ltd.

IMR UK distribue la marque Captaris Alchemy au Royaume-Uni. Pour plus de renseignements, veuillez consulter www.IMRUK.co.uk.

NOTE : les marques suivantes sont des marques déposées de Captaris : Captaris, Alchemy, RightFax, Captaris Document Management, Captaris Interchange et Captaris Workflow. Tous les autres noms de marques et marques déposées appartiennent à leurs propriétaires respectifs.

Site Internet : http://www.IMRUK.co.uk http://www.captaris.com