La banque NSMD groupe ABN AMRO choisit Convera RetrievalWare pour maîtriser son processus de gestion des connaissances
Après plus de 6 mois de mise en place de son projet référentiel, suivie d'une phase de tests d'un mois, la Banque NSMD, filiale du groupe ABN AMRO a décidé de déployer la solution de recherche et d'indexation Convera RetrievalWare au sein de la Direction des Systèmes d'Information.
Convera RetrievalWare permet à la Banque NSMD (Neuflize, Schlumberger, Mallet, Demachy) -la banque privée spécialisée dans la gestion de patrimoine du groupe ABN AMRO- qui compte près de 2.000 personnes en France, de régulariser et de mettre en place une méthodologie destinée à maîtriser le processus de gestion de l'information en interne et de simplifier l'accès aux documents pour le personnel.
' Nous nous sommes rendu compte de l'importance de centraliser l'ensemble de ces informations afin qu'elles profitent à un maximum de personnes ' déclare Léon Benzrihem, Responsable du service Référentiel, NSMD groupe ABN AMRO.
Régulariser le processus de gestion des données
La motivation première, quant à la mise en place d'une solution de recherche et d'indexation, était d'organiser l'ensemble d'une documentation dispersée et la plupart du temps mal répertoriée. ' Les informations étaient le plus souvent inaccessibles en raison de noms de fichiers peu explicites sur le contenu des documents. Aussi, les utilisateurs perdaient un temps précieux à rechercher des documents qu'ils devaient parfois recréer quand ils ne les trouvaient pas '.
Pour faire face à cette problématique documentaire, la Banque NSMD a procédé à la régularisation du processus de classification des documents. Aussi, l'utilisateur doit suivre rigoureusement la procédure consistant à soumettre tout nouveau document à la DSI afin qu'elle puisse lui attribuer des propriétés. Une tâche qui revient à décrire le contenu des documents, les indexer et paramétrer les droits d'accès. Léon Benzrihem explique que ' Seuls les documents indexés par Convera RetrievalWare sont reconnus comme valides au sein de la DSI' et ajoute que ' Convera devrait résoudre le problème de l'éparpillement des informations présentes sur les différents petits Intranets créés localement dans les services '.
Reconnaître un maximum de formats et simplifier l'ouverture des documents
La solution choisie devait permettre de gérer des documents aux dimensions extrêmes et d'une multitude de formats. En effet, la DSI de la Banque NSMD, qui gère des documents graphiques tels que des plans et organigrammes au format A0, attendait de l'éditeur retenu une réelle expertise sur la partie graphique. L'application devait, par exemple, pouvoir gérer les documents A0 créés par les architectes au format Igraphics. ' Convera a ici fait la différence, parmi les autres participants à l'appel d'offre, car Convera RetrievalWare était la seule solution à même de reconnaître les formats graphiques Visio et Microsoft Project. L'une de nos priorités était en effet de trouver une solution qui nous permette de travailler avec un maximum de formats '. RetrievalWare peut en gérer plus de 300.
L'utilisation de Convera RetrievalWare résout, en interne, la question des licences logicielles car pour ouvrir un document, il n'est plus indispensable d'avoir préalablement installé sur son poste de travail le logiciel gérant l'extension du document. ' L'un des principaux avantages de RetrievalWare est qu'elle permet aux utilisateurs de consulter, en lecture seule et au format HTML, des documents qu'ils ne pourraient pas ouvrir autrement '.
Une mise en place en plusieurs étapes
· 1ère étape : Rassembler la documentation
Il fallait dans un premier temps réunir la documentation de la Direction des Systèmes d'Information pour ensuite la mettre à disposition des autres services. Léon Benzrihem explique qu' ' il fallait classer la documentation, lui attribuer des propriétés, ajouter une date de validité aux documents, identifier le dépositaire puis les rendre accessibles '.
· 2ème étape : Retrouver l'information
' Nous recherchions un outil nous permettant de retrouver l'information, de faire des recherches en plein texte, de faire des recherches par catégories (via les metadonnées associées aux document telles que les informations sur l'utilisateur, le type de document, etc...) '.
Parmi les 3 solutions présélectionnées, Convera RetrievalWare était la seule solution permettant de catégoriser manuellement les documents. ' Pour une recherche plus pertinente, nous avons choisi une solution de catégorisation manuelle car elle nous permet de choisir les rubriques dans lesquelles indexer les documents ', souligne Léon Benzrihem.
· 3ème étape : Mettre en place une cellule de validation des documents.
3 personnes gèrent le dispositif de gestion des informations assuré par Convera RetrievalWare. La banque NSMD a ainsi nommé un administrateur pour gérer l'indexation des documents. Le Responsable du service Référentiel insiste sur le fait que ' Le service ne s'engage pas sur le contenu des documents mais sur ses propriétés. Nous effectuons une validation technique, nous avons un rôle d'administrateur '.
Les niveaux de sécurité des documents d'ABN-Amro sont respectés automatiquement par RetrievalWare. Seul le service sécurité donne les droits d'accès. ' Le principe : un document pour tous sauf les informations confidentielles telles que les adresses IP, pour lesquelles les droits d'autorisation sont définis avec l'émetteur du document. '
La prochaine étape
La solution Convera RetrievalWare est pour l'instant utilisée par la DSI de la banque NSMD et sera prochainement étendue aux autres services.
La prochaine étape consistera à profiter des capacités de push de la solution pour informer quotidiennement les utilisateurs des nouvelles informations venant d'être diffusées sur l'Intranet. En fonction de leur profil et de leurs centres d'intérêts, les utilisateurs recevront des informations appropriées concernant un sujet défini.
Léon Benzrihem conclue : ' Le système de push de Convera RetrievalWare est une fonctionnalité qui nous intéresse beaucoup. A l'avenir nous souhaitons la développer afin qu'elle puisse être profitable à tous '.
A propos de Convera
Convera est un éditeur de solutions de recherche et de catégorisation d'entreprise. Les solutions RetrievalWare(R) de Convera maximisent le retour sur investissement en offrant des capacités de recherche rapide, évolutive et sécurisée à travers de vastes stocks d'informations non structurées pouvant se présenter sous plus de 200 formats de documents texte, vidéo, image ou audio, dans plus de 45 langues.
Plus de 800 clients dans 33 pays comptent sur les solutions de recherche de Convera pour prendre en charge de nombreuses applications professionnelles, telles que les portails d'entreprise, la gestion des connaissances, la collecte de l'information, le profiling, la mise en application de la politique d'entreprise et des normes légales, le service client, etc.
Pour plus d'informations : www.convera.com
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